Gestión del tiempo perdido

El tiempo es uno de los recursos más escasos y valiosos que tenemos, cada día disponemos de una cantidad limitada y de su correcta gestión puede depender la rentabilidad e incluso supervivencia de una empresa.

Todas y cada una de las decisiones empresariales llevan asociado un consumo de tiempo. Las de carácter administrativo podrán suponer una llamada de teléfono del gerente, el envío de un fax, la elaboración de un informe, etc,etc. y ,si son asociadas al proceso productivo siempre que se modifique el ritmo natural de trabajo supondrán otro consumo extra de este recurso tan escaso.

Tenemos una tendencia natural a “gastar-perder” tiempo, si esta característica la introducimos en el desarrollo de un trabajo complejo, variable y con incidencias la combinación puede “mortal” para la empresa.

Vamos a establecer un símil entre el tiempo y un fluido:

El control de las pérdidas de tiempo es la clave para la eficiencia de un proceso y negocio. Ahora bien tenemos que saber distinguir entre tres tipos de pérdidas bien diferenciadas: evitables, mejorables y necesarias.

Lo importante de todo este asunto es  conocer cómo se producen las pérdidas de tiempo, intentar eliminarlas o reducirlas cuando sea posible y, cuando no lo sea  entonces tendremos que plantear asumirlas como un coste de producción más, repercutible en el precio final del producto-servicio, dejando de considerarla como una pérdida de tiempo y tratándola como un tiempo del proceso más.

Esta es la clave del asunto ¿realmente existen pérdidas de tiempo “necesarias”?. La respuesta es simple y contundente ¡NO!. Lo que sí ocurre con frecuencia es que  las operaciones que antes han resultado rentables se han perpetuado sin someterse a un proceso de mejora continua que evidencie sus posibilidades de ser innovadas. Cuando esto ocurre la empresa comienza a dejar de ser rentable-competitiva y a quedar fuera del mercado por unos mayores costes de producción.

Este simple análisis desde el punto de vista del trabajo por procesos nos lleva irremediablemente al ciclo de la calidad representado mediante el Diagrama de Deming o Ciclo PDCA = Plan, Do, Check, Act):

Todos, absolutamente todos los procesos de una empresa bien sea productiva o de servicios pueden ser sometidos a este ciclo y mejorados detectándose y corrigiéndose las pérdidas de tiempo, y en el caso del tema que nos ocupa con el símil del fluido lo podemos asemejar a los operarios de una empresa de distribución de aguas que se encargan de la detección de fugas de agua (tiempo):

– PLANIFICA:  Decide sobre qué proceso vas a intervenir para disminuir las pérdidas de tiempo.

– INTERVIENE:  Realiza las modificaciones o arreglos que consideres oportunos para mejorar los tiempos.

– CHEQUEA:  Necesitas poder y saber medir los tiempos antes y después de las modificaciones.

– ACTÚA:  A la vista de los resultados deben tomarse medidas.

 La teoría resulta sencilla, ¡y lo es!, la práctica requiere de una implicación de todos los estamentos de la empresa participantes en el proceso, desde la dirección a los operarios, pasando por responsables, mantenimiento, etc,etc. Pero esto lo dejaremos para otro artículo dedicado en exclusiva a los sistemas de gestión de la calidad.

En los tiempos que corren, desde Alemania poco a poco se va introduciendo la tendencia de asociar los salarios a productividad, esto nos obliga a un cambio en nuestro modus operandi laboral  tan típico latino. A nivel personal, si queremos conciliar trabajo y vida familiar las pérdidas de tiempo en el trabajo deben ser consideradas como PECADO MORTAL, nada de escribir mails personales, ni realizar llamadas de teléfonos personales, ni navegar por internet para reservar unas vacaciones o informarte sobre tu hobby, etc, etc. Con esto sólo llegaremos a realizar jornadas de trabajo de 10-12 horas para producir lo mismo que en 8 horas plenamente concentrados y llegaremos a casa muy, muy cansados de todo lo que trabajamos, pobre de mí y qué mala es la empresa.

¡Quien esté libre de pecado que tire la primera piedra!

Aunque todo lo anterior debería hacerse para que nuestra empresa, en la que trabajamos, sea más competitiva y rentable quiero despedirme con un enfoque personal que motiva más y resulta más cercano:

TIEMPO PERDIDO EN EL TRABAJO = TIEMPO QUE LE QUITAS A TU FAMILIA

Un saludo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Carlos Ortega Rubio

MBA Economía y Dirección de Empresas

Ingeniero Superior de Montes.

 

 

 

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